Datenschutz in der vertragsärztlichen Praxis

Das Patientengeheimnis ist auch in der vertragsärztlichen Praxis zu gewährleisten, was schon durch geeignete räumliche Gegebenheiten unterstützt werden kann. Als eine Maßnahme bietet sich die Bildung von Diskretionsbereichen in der Arztpraxis an, wobei bei einer reinen Bestellpraxis durch geschickte Terminvergabe erreicht werden kann, dass sich nur ein bis zwei Patienten den  Wartebereich teilen, wodurch es möglich wird, dass persönliche Angaben diskret erfragt werden können. Bei einer nur teilweise praktizierten Bestellpraxis und der damit verbundenen größeren Anzahl von Patienten könnte ggf. auch die Möglichkeit genutzt werden, Angaben schriftlich einzuholen. In diesem Zusammenhang erscheint das Aufstellen eines kleinen Schredders am Empfangsbereich sinnvoll, in dem nicht mehr benötigte Zettel oder auch fehlerhaft ausgefüllte Formulare gleich entsorgt werden könnten.

Der Empfangstresen sollte so gestaltet werden, dass dort keine Patientenakten, kein Terminkalender oder ähnliche Unterlagen mit Patientendaten für die anwesenden Patienten einsehbar sind.

Des weiteren sollte das Faxgerät an einem Ort aufgestellt werden, an dem Unbefugte keinen Zugriff nehmen oder die eingehenden Faxe lesen können. Das Personal ist anzuhalten, regelmäßige Überprüfungen der eingespeicherten Kurzwahlnummern und bei länger nicht mehr gebrauchten Nummern vorher eine kurze telefonische Ankündigung und Kontrolle der Nummer vorzunehmen. Ähnliches gilt hinsichtlich des Telefons. Auch hier ist es möglich Vertraulichkeit zu wahren, indem in den Telefonaten keine Namensnennung erfolgt, wenn sich weitere Patienten in der Nähe befinden. Dabei sollten nur dann Befunde durchgegeben werden, wenn weitere Patienten nicht mithören können.

Bei Weiterbehandlungen in größeren Arztpraxen sollte den entsprechenden Mitarbeitern nicht im Vorbeigehen Befunde oder Diagnosen zugerufen werden. Dies kann auch auf entsprechend vorbereiteten Unterlagen schriftlich erfolgen, wobei diese zugleich auch als Gedächtnisstütze dienen können.

Der Computer der Praxis sollte so aufgestellt sein, dass kein freier Blick der Patienten auf dem Bildschirm möglich ist. Dies kann dadurch erreicht werden, dass ein Bildschirmschoner auch bei nur kurzfristiger Abwesenheit der Mitarbeiter installiert wird, der durch ein Passwort vor dem Zugriff durch Patienten gesichert ist. Bei Passwörtern ist es üblich, dass diese mindestens acht Stellen aufweisen, üblicherweise bestehend aus Buchstaben, Zahlen oder Sonderzeichen. Auch ist ein turnusmäßiger Wechsel entsprechender Passwörter anzuraten. Dies gilt insbesondere dann, wenn ein Mitarbeiterwechsel stattfindet. Darüber hinaus sollten die diesbezüglichen Bemühungen nicht dadurch konterkariert werden, dass entsprechende Passwörter am PC oder sonst wo am Arbeitsplatz für andere erkennbar notiert sind.

Die datenschutzrechtlichen Bemühungen können dadurch unterstützt werden, dass der Wartebereich derart gestaltet wird, dass die Patienten optisch und akustisch von dem übrigen Geschehen in der Praxis separiert sind. So kann ausgeschlossen werden, dass ein Patient durch Indiskretion zum Gesprächsstoff der anderen in der Praxis Wartenden wird.

Die Patientenunterlagen bzw. diesbezügliche Karteikarten sollten sich nicht in den  Behandlungsräumen häufen. Nur die Unterlagen des jeweiligen Patienten müssen dort für den behandelnden Arzt bzw. sein Praxispersonal zugänglich sein. Dies gilt auch für Computer in Behandlungsräumen. Auch diese können vor einem Zugriff der Patienten geschützt werden, wobei auf die vorstehenden Ausführungen verwiesen wird.

Nach Schließung der Arztpraxis ist darüber hinaus zu gewährleisten, dass Putzkräfte, Hausmeister sowie sonstige Hilfskräfte keinen Zugriff auf entsprechende Unterlagen haben, weshalb diese verschlossen aufbewahrt werden. Zu guter Letzt kann auch an eine entsprechende Aktenvernichtung gedacht werden, wobei ein Gerät mit entsprechender Sicherheitsstufe zu empfehlen ist, damit das Papier richtig geschreddert und nicht lediglich in gut lesbare Streifen aufgeteilt wird.

(aus Journal der KVMV, Juni 2004, S. 8)